Chia sẻ kinh nghiệm xin visa du lịch Nhật Bản

Gia đình Ba Lô & Dép Lào đang lên kế hoạch cho chuyến du lịch Nhật Bản lần 2 trong mùa hè này. Chuyến đi lần này dự định kéo dài 12 ngày với mục tiêu khám phá Hokkaido, tỉnh cực Bắc của Nhật Bản. Trong khi chờ đợi các bài viết kí sự du lịch hấp dẫn sắp tới, các bạn có thể tham khảo lại hành trình khám phá Nhật Bản lần trước của gia đình mình dưới đây

Tổng hợp hành trình 18 ngày khám phá mùa thu Nhật Bản (tháng 11/2016)

Cách đây 2 năm mình đã định chia sẻ kinh nghiệm xin visa du lịch Nhật Bản nhưng sau đó bận rộn nhiều việc nên bỏ quên mất. Lần này nhân lúc đang chuẩn bị visa quay lại Nhật vào tháng 8 tới đây, mình sẽ tổng hợp lại các bước cần thiết để xin visa du lịch Nhật Bản. Mục đích vừa để lưu lại kinh nghiệm cho những chuyến đi chơi sau, vừa giúp các bạn nào đang có ý định khám phá đất nước mặt trời mọc có sự chuẩn bị tốt hơn.

[extoc]

Thủ tục xin visa nhập cảnh Nhật Bản được cập nhật đầy đủ và chính xác nhất ở trang web của Lãnh sự quán Nhật Bản, các bạn có thể tham khảo dưới đây

Thủ tục xin visa Nhật Bản

I. Chuẩn bị hồ sơ visa du lịch

Đầu tiên, các bạn nên truy cập trang web chính thức của Lãnh sự quán Nhật Bản để tham khảo các yêu cầu hồ sơ mới nhất cho việc xin visa du lịch ngắn hạn:

http://www.hcmcgj.vn.emb-japan.go.jp/vn/visa/dulich_v.htm

Dưới đây là danh sách các hồ sơ cần thiết cho visa du lịch ngắn hạn

1. Hộ chiếu

Yêu cầu hộ chiếu phải còn hạn trên 6 tháng.

2. Đơn xin visa

Tải đơn visa ở đây. Các bạn có thể điền trực tiếp vào đơn trên máy tính rồi in ra, hoặc in ra rồi viết tay trên giấy, cách nào cũng được.

3. Hình dán đơn

Yêu cầu: phông nền trắng, kích thước 4.5cm x 4.5cm được chụp trong vòng 6 tháng. Hình này cần được dán lên đơn xin visa.

4. Hồ sơ chứng minh khả năng chi trả chuyến đi

Bạn cần phải chuẩn bị rất kỹ các loại giấy tờ dưới đây, vì nó là sự đảm bảo cho uy tín của các bạn khi nhập cảnh Nhật Bản mà không bỏ trốn ở đó luôn.

a. Giấy chứng nhận thu nhập của cơ quan có thẩm quyền

Nếu bạn nhận lương qua ngân hàng hoặc làm freelance, kinh doanh tự do, hãy xin sao kê tài khoản nhận lương trong 3 tháng gần nhất, có chữ ký và đóng dấu của ngân hàng. Đa số các ngân hàng đều cung cấp sao kê song ngữ Anh – Việt, tuy nhiên bạn nên hỏi lại cho chắc. Phí khoảng 10.000 – 20.000 / tháng tùy ngân hàng.

Nếu bạn nhận lương bằng tiền mặt, hãy xin công ty cho chứng nhận tiền lương cùng phiếu lương của 3 tháng gần nhất, có chữ ký đóng dấu công ty.

b. Giấy chứng nhận số dư tài khoản ngân hàng

Bạn cần ra ngân hàng xin giấy xác nhận số dư tài khoản tiết kiệm. Nhớ yêu cầu bản song ngữ, có ký tên đóng dấu. Phí dao động 50.000 – 100.000 tuỳ ngân hàng.

Chú ý: số dư tài khoản của bạn phải nhiều hơn chi phí dự kiến cho chuyến đi. Theo kinh nghiệm của mình, bạn nên chuẩn bị ít nhất 50 triệu / người cho chuyến đi 7 ngày để bảo đảm xác suất đậu cao hơn.

c. Giấy tờ xác nhận việc làm, hợp đồng lao động v.v.

Nếu bạn đang làm việc toàn thời gian, hãy nộp hợp đồng lao động. Nhớ mang theo bản gốc để đối chiếu khi cần. Bạn nên xin thêm giấy xác nhận việc làm cùng mức lương hiện tại, bản tiếng Anh, có chữ kí đóng dấu của giám đốc nhân sự.

Nếu bạn đang kinh doanh / freelance (giống Ba Lô & Dép Lào), hãy nộp giấy phép kinh doanh (nếu có) hoặc các bằng cấp chứng chỉ liên quan.

5. Lịch trình lưu trú

Bạn cần ghi chi tiết các hoạt động tham quan, nơi ở, địa chỉ liên lạc và các giấy tờ xác nhận lịch trình (đặt chỗ khách sạn v.v.).

Chú ý: Không nhất thiết phải ghi đúng 100% lịch trình của bạn, chỉ cần ghi sao cho hợp lý và đầy đủ thông tin. Bạn có thể thay đổi lịch trình theo ý thích sau khi đã nhận được visa.

a. Lịch trình lưu trú:

Các bạn điền lịch trình lưu trứ theo mẫu đơn, liệt kê chi tiết các địa điểm tham quan, khách sạn ở của từng ngày. Nhớ điền địa chỉ và số điện thoại của khách sạn ở cột Contact nhé.

Đại sứ quán Nhật Bản có cung cấp mẫu đơn định dạng pdf, nhưng sử dụng khá bất tiện do không chỉnh hàng cột, và không lưu lại được. Các bạn sử dụng form trên Google Sheets của mình tạo bên dưới sẽ dễ sử dụng hơn.

Mẫu đơn Lịch trình tham khảo

Để tải mẫu đơn về máy, các bạn bấm vào File -> Download as -> Chọn Excel Spreadsheet.

b. Giấy tờ xác nhận lịch trình

Bạn cần phải cung cấp xác nhận đặt khách sạn tương ứng với lịch trình lưu trú đã ghi ở trên. Để đặt phòng không phải thanh toán trước, các bạn sử dụng Booking.com nhé. Đa số các khách sạn trên đây không yêu cầu thanh toán, các bạn có thể hủy phòng sau khi nhận được visa mà không mất phí.

c. Xác nhận vé máy bay

Bên đại sứ quán thường sẽ trả lại vé máy bay nhưng mình thường đặt vé máy bay luôn cho an toàn. Các bạn đặt vé ở Vietnam Airlines và chọn thanh toán sau. Chỉ cần có giấy xác nhận vé máy bay (không cần thanh toán) là được.

6. Các giấy tờ khác

Bên cạnh các giấy tờ trên, còn một số giấy tờ khác quan trọng các bạn phải chuẩn bị

• Giấy đăng ký kết hôn & giấy khai sinh (nếu có em bé đi cùng): hai giấy này là bắt buộc phải nộp nếu xin visa du lịch cho cả gia đình. Nhớ photo một bản (không cần công chứng) và mang theo bản gốc để đối chiếu.
• Sổ hộ khẩu: mang theo đề phòng bên lãnh sự quán yêu cầu.
• Các giấy tờ chứng minh tài chính khác: giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, sổ hồng, chứng minh tài sản,…Các loại giấy tờ này nhằm chứng minh bạn có tài chính ổn định trong nước, không có “âm mưu” đi chơi rồi trốn ở lại Nhật.

II. Nộp hồ sơ xin visa

Sau khi chuẩn bị đầy đủ giấy tờ, các bạn cần đến nộp hồ sơ xin visa tại Đại sứ quán Nhật Bản hoặc tại các đại lý ủy thác. Nhớ kiểm tra mang theo đầy đủ giấy tờ để tránh mất thời gian bổ sung hồ sơ.

Đại sứ quán Nhật Bản yêu cầu người xin visa phải trực tiếp đến cửa tiếp nhận hồ sơ để xin visa, trừ những trường hợp sau:

1. Trẻ em dưới 16 tuổi, người già trên 60 tuổi, người có trở ngại về thân thể không thể đến nộp hồ sơ.
2. Người xin visa nhập cảnh với mục đích thương mại, hội nghị, seminar, đào tạo ngắn hạn.
3. Người đã từng có visa và nhập cảnh Nhật Bản trong vòng 3 năm trở lại tính từ ngày nộp hồ sơ (xét trên hộ chiếu)
4. Nhân viên các công ty du lịch đã đăng ký đại diện xin visa cho khách đoàn du lịch.

Điều này có nghĩa là nếu bạn xin visa cho cả gia đình đi du lịch Nhật Bản, tất cả thành viên phải có mặt ở cửa nộp hồ sơ, trừ em bé hoặc người già.

1. Đại sự quán Nhật Bản

Cách truyền thống là bạn đến nộp hồ sơ xin visa trực tiếp tại đại sứ quán / lãnh sự quán Nhật Bản. Thời gian tiếp nhận hồ sơ: từ thứ Hai đến thứ Sáu hàng tuần (trừ ngày lễ và ngày nghỉ)

• Nhận hồ sơ: sáng 8 giờ 30 đến 11 giờ 30
• Trả kết quả: chiều 1 giờ 15 đến 4 giờ 45

Các bạn nên có mặt xếp hàng ở cửa đại sứ quán càng sớm càng tốt để tránh chờ đợi lâu.

Đại sứ quán Nhật Bản (Hà Nội)

• Địa chỉ: 27 Liễu Giai, Quận Ba Đình, Hà Nội
• Điện thoại: (024) 38463000

Lãnh sự quán Nhật Bản (TP. Hồ Chí Minh)

• Địa chỉ: 261 Điện Biên Phủ, Quận 3, Tp. Hồ Chí Minh
• Điện thoại: (028) 39333510

Khi nộp hồ sơ, nhân viên sứ quán có thể sẽ hỏi lại bạn lịch trình du lịch: địa điểm tham quan, khách sạn,…để xác nhận. Do đó nhớ “học bài” sơ sơ để không bị lúng túng khi bị “tra hỏi” nhé.

Lệ phí: 610.000 / người. Bạn sẽ đóng phí khi nhận được visa. Nếu không được cấp visa, bạn không phải trả tiền.

2. Đại lý ủy thác

Để tránh việc chờ đợi xếp hàng quá lâu ở Lãnh sự quán, các bạn nên đến nộp hồ sơ xin visa tại các đại lý ủy thác được cấp phép. Xem thông báo từ Lãnh sự quán Nhật Bản.

Để cho dễ hiểu, đai lý ủy thác là các công ty du lịch / dịch vụ được Tổng lãnh sự quán Nhật Bản tại TP.HCM cấp phép tiếp nhận hồ sơ và gửi trả kết quả visa. Do đó, hIện tại chỉ mới áp dụng cho khu vực TP. HCM và phía nam. Xem chi tiết: Danh sách các đại lý ủy thác.

Đợt này mình chọn nộp hồ sơ ở văn phòng của VFS (Resco Tower, tầng 4, 94-96 Nguyễn Du, p. Bến Nghé, quận 1). Quy trình nộp hồ sơ tương tự như khi nộp ở Lãnh sự quán, nhưng không phải chờ đợi xếp hàng. Mình đến văn phòng lúc 11h và được vào nộp hồ sơ ngay.

Bên cạnh lệ phí 610.000 / người do bên Lãnh sự quán Nhật Bản thu (nếu được cấp visa), các đại lý sẽ thu thêm phí dịch vụ. Phí này sẽ tùy thuộc vào mỗi đại lý và không được hoàn lại. Phí bên VFS là 300.000 / người. Bạn cần phải đóng tất cả chi phí ngay lúc nộp hồ sơ (910.000 / người). Nếu không được cấp visa, đại lý sẽ hoàn trả lại bạn 610.000 / người.

III. Nhận Visa

Sau khi nhân viên Lãnh sự quán hoặc nhân viên đại lý ủy thác xác nhận đủ hồ sơ, bạn sẽ được cấp biên nhận hồ sơ. Thời gian xử lý thường là 5 ngày làm việc (không tính thứ bảy, chủ nhật).

Khi có kết quả, bên phía Lãnh sự quán hoặc đại lý sẽ liên hệ với bạn để hẹn giờ lên nhận kết quả.

• Nếu bạn nộp hồ sơ ở đại lý ủy thác, có thể yêu cầu gửi hộ chiếu về tận nhà, không cần phải lên văn phòng để nhận.
• Nếu bạn nộp hồ sơ ở Lãnh sự quán, bạn phải đến tận nơi để nhận lại hộ chiếu và đóng tiền lệ phí.

Chúc các bạn may mắn!